تلتزم مجلة تعز للآداب والعلوم الإنسانية بالحفاظ على السجل العلمي المنشور وضمان استمرارية إتاحة المحتوى الأكاديمي على المدى الطويل، انطلاقاً من مسؤوليتها تجاه المجتمع العلمي والباحثين والمؤسسات الأكاديمية. وتعد الأرشفة الرقمية جزءاً أساسياً من استراتيجية المجلة في حماية الإنتاج العلمي وضمان عدم فقدانه نتيجة الأعطال التقنية أو التغيرات المؤسسية أو التطورات المستقبلية في تقنيات النشر الإلكتروني.
وتعمل المجلة على حفظ جميع المقالات المنشورة والبيانات الوصفية المرتبطة بها بصورة دائمة من خلال نظام إدارة المجلات الإلكترونية (Open Journal Systems)، مع الالتزام بتحديث النظام وصيانته بصورة دورية بما يضمن سلامة المحتوى وإمكانية الوصول إليه بصورة مستمرة.
كما تحرص المجلة على الاحتفاظ بنسخ احتياطية منتظمة من الموقع الإلكتروني وقواعد البيانات والملفات الرقمية الخاصة بالمقالات المنشورة، ويتم تخزين هذه النسخ في بيئات آمنة للحد من مخاطر فقدان البيانات أو تلفها نتيجة الأعطال التقنية أو الكوارث غير المتوقعة.
وتسعى المجلة إلى تطبيق أفضل الممارسات الدولية في مجال الحفظ الرقمي، وتعمل على الانضمام إلى شبكات الأرشفة الرقمية المعترف بها دولياً، مثل PKP Preservation Network (PKP PN) أو LOCKSS أو CLOCKSS أو غيرها من أنظمة الحفظ الرقمي المعتمدة، كلما أصبحت المتطلبات التقنية والإدارية اللازمة متوافرة، وذلك بهدف ضمان بقاء المحتوى العلمي محفوظاً ومتاحاً للأجيال القادمة حتى في حال توقف الموقع الإلكتروني أو انتقال المجلة إلى منصة نشر أخرى.
وتؤمن المجلة بأن الأرشفة الرقمية لا تقتصر على حفظ ملفات المقالات فحسب، وإنما تشمل أيضاً المحافظة على البيانات الوصفية (Metadata)، ومعرفات الكائنات الرقمية (DOIs) عند تطبيقها، وبيانات الاستشهادات المرجعية، والروابط الدائمة للمقالات، بما يضمن إمكانية اكتشاف المحتوى العلمي واسترجاعه بصورة موثوقة في المستقبل.
وتشجع المجلة كذلك على إدراج المقالات المنشورة في المستودعات المؤسسية والمستودعات الأكاديمية الوطنية والدولية وفقاً لسياسة الوصول المفتوح والترخيص المعتمد، بما يسهم في تعزيز انتشار الإنتاج العلمي وضمان استمرارية الوصول إليه من خلال أكثر من مصدر إلكتروني.
وفي حال انتقال المجلة إلى منصة نشر جديدة أو تحديث بنيتها التقنية، تلتزم هيئة التحرير بالحفاظ على جميع الروابط الدائمة للمقالات المنشورة قدر الإمكان، والعمل على إعادة توجيه الروابط القديمة أو تحديث بياناتها بما يضمن استمرار إمكانية الوصول إلى المحتوى وعدم فقدان الاستشهادات العلمية المرتبطة به.
وتراجع هذه السياسة بصورة دورية بما يتوافق مع التطورات التقنية والمعايير الدولية الخاصة بالحفظ الرقمي والنشر الإلكتروني، وذلك لضمان استدامة السجل العلمي للمجلة والمحافظة على موثوقيته وإتاحته للباحثين على المدى الطويل.